Skriftlig varning: vad det innebär och vad som gäller på jobbet

Skriftlig varning: vad det innebär och vad som gäller på jobbet

En skriftlig varning är ett dokument där arbetsgivaren skriftligen pekar på att en arbetstagare har misskött sig eller inte levt upp till sina skyldigheter, och som förklarar vad som behöver förändras. Varningen är ett vanligt steg innan en uppsägning av personliga skäl, men det finns ingen lag som tvingar arbetsgivaren att skicka en varning innan någon sägs upp.

När kan en skriftlig varning ges?

Enligt 7 § i lagen (1982:80) om anställningsskydd, LAS, ska en uppsägning från arbetsgivarens sida grunda sig på sakliga skäl. Sakliga skäl kan vara antingen arbetsbrist eller förhållanden som rör arbetstagaren personligen. Om uppsägningen beror på personliga förhållanden — till exempel upprepad sen ankomst, oaktsamhet eller bristande samarbete — måste arbetsgivaren i praktiken kunna visa att problemet är allvarligt och att arbetstagaren har fått en chans att bättra sig. En skriftlig varning är då det dokument som visar att arbetstagaren har informerats om vad som är fel.

Det är viktigt att veta att LAS inte kräver en varning i varje enskilt fall. En allvarlig förseelse kan leda direkt till uppsägning eller till och med avskedande utan föregående varning. Däremot kan det vara svårt för arbetsgivaren att vinna i en tvist om uppsägningen om det inte finns skriftliga bevis på att arbetstagaren har varnats och fått tillfälle att ändra sig.

Varningssamtalet innan den skriftliga varningen

Innan arbetsgivaren skickar en skriftlig varning brukar det ha hållits ett varningssamtal. På samtalet går arbetsgivaren igenom vad som har gått fel, vilket datum det inträffade och vilken regel eller skyldighet som har brutits. Arbetstagaren ska få berätta sin version av vad som har hänt och förklara varför problemet uppstod. Samtalet ska dokumenteras, och den skriftliga varningen ska skickas efteråt så att arbetstagaren har ett underlag att förhålla sig till. Det är inte tillräckligt att bara prata — om arbetsgivaren senare vill säga upp arbetstagaren behövs det skriftliga bevis på att varningen har delgetts.

Vad ska en skriftlig varning innehålla?

Även om LAS inte reglerar exakt vad en skriftlig varning ska innehålla, är det rimligt att dokumentet är tydligt och sakligt. En bra skriftlig varning brukar innehålla:

• en beskrivning av vad som har gått fel, gärna med datum och konkreta exempel;
• vilken regel eller skyldighet som har brutits;
• vad arbetsgivaren förväntar sig att arbetstagaren gör annorlunda framöver;
• en rimlig tidsram för förbättring;
• information om att ytterligare brister kan leda till uppsägning;
• datum och arbetsgivarens underskrift.

Det är också skillnad mellan en muntlig anmärkning och en skriftlig varning. En muntlig anmärkning lämnar sällan några spår i personalakten, medan en skriftlig varning kan sparas och användas som underlag om arbetsgivaren senare vill säga upp dig.

Skriftlig invändning — din rätt att motsätta dig

Om du får en skriftlig varning som du anser är felaktig har du rätt att svara skriftligen. En skriftlig invändning bör innehålla:

• vilket datum du fick varningen;
• vilka delar av varningen du inte håller med om, och varför;
• din egen version av vad som har hänt, gärna med egna datum och exempel;
• om det finns vittnen eller skriftliga bevis som stöder dig, hänvisa till dem.

Skicka invändningen till din chef och till HR eller motsvarande funktion, och spara en kopia själv. Även om arbetsgivaren inte drar tillbaka varningen blir din invändning en del av underlaget om frågan senare tas upp i en uppsägningstvist. Den visar att du har motsatt dig och gett din version, vilket kan vara viktigt om arbetsgivaren påstår att du aldrig fått chansen att förklara dig.

Uppföljning och rimliga tider

Efter en skriftlig varning bör arbetsgivaren följa upp inom en rimlig tid för att se om situationen har förbättrats. Det finns ingen lagstadgad tidsgräns för uppföljningen, men vanligtvis handlar det om några veckor till ett par månader beroende på vad som har avtalats i varningen. Under uppföljningstiden ska du få ett ärligt besked om vad som har blivit bättre och vad som fortfarande behöver förändras. Om du har bättrat dig ska varningen inte ligga till grund för en senare uppsägning.

Konsekvenser om situationen inte förbättras

Om problemen kvarstår efter uppföljningen kan arbetsgivaren gå vidare med en uppsägning, förutsatt att den grundas på sakliga skäl enligt 7 § i LAS och att omplacering har övervägts. Arbetsgivaren är skyldig att utreda om det finns annat arbete som passar dig innan en uppsägning av personliga skäl blir aktuell. Enligt 7 § andra stycket är en uppsägning inte grundad på sakliga skäl om det är skäligt att kräva att arbetsgivaren bereder dig annat arbete hos sig.

Det finns också en tidsgräns som skyddar dig: om arbetsgivaren har känt till omständigheterna i mer än två månader, får uppsägningen inte grunda enbart på dem. Arbetsgivaren kan alltså inte vänta länge med att agera och sedan plötsligt säga upp dig för något som hände för länge sedan, om det inte finns synnerliga skäl eller om du själv har bett om uppskov.

Arbetstagarens rättigheter

Om du får en skriftlig varning har du rätt att läsa den noga och fundera över om innehållet stämmer. Du kan motsätta dig varningen skriftligen och förklara din egen version av vad som har hänt. Du har också rätt att begära att arbetsgivaren bereder dig annat arbete om det är skäligt att kräva det.

Om du anser att en varning eller en uppsägning är ogrundad kan du ta kontakt med din fackliga organisation om du är medlem, eller vända dig till Arbetsförmedlingen för allmän information om arbetsrätten.

Källa: Lag (1982:80) om anställningsskydd, 7 § och 8 §, https://lagen.nu/1982:80